Troppe email ci tolgono energia e focus

Alcuni Studi dicono che un professionista “medio” (qualsiasi cosa “medio” significhi) riceve circa 100 email al giorno e i più esperti sostengono che in un giorno si riescono a gestire non più di 50 email in maniera efficace e produttiva. Tralasciando il mondo professionale, nella nostra quotidianità veniamo bombardati da dozzine di newsletter, messaggi promozionali e altre comunicazioni provenienti da servizi a cui ci siamo iscritti, ed è sempre più comune il desiderio di ricevere meno email.

Tralasciando teorie e numeri, siamo tutti d’accordo sul fatto che siamo sommersi dalle email più che mai. Potremmo parlare di “Febbre delle email”, una febbre subdola come l’influenza dove tutte le email superflue ci tolgono energia e disperdono la nostra capacità di concentrarci ed essere efficaci. Noi cerchiamo ogni giorno di migliorare la nostra relazione con le email. Alcuni giorni l’email è nostra amica – uno strumento bellissimo per accelerare ed espandere il lavoro; altre volte l’email è più come un problema da risolvere, una montagna da scalare.

Come evitare di finire sommersi dalle email

La lista dei messaggi inbox aumenta sempre ed è normale sentirsi di tanto in tanto sopraffatti dal lavoro mentale da svolgere per leggere tutti i messaggi. Altri giorni ancora si vorrebbe buttare il pc dalla finestra e andare a vivere in un posto isolato dal mondo. Per quanto si possa dedicare molto tempo a pensare come organizzare, prioritizzare e rispondere più velocemente alle email, la domanda a cui vale la pena rispondere è questa: “come posso riceverne di meno e non venire sommersi dalle email?”.

7 trucchi salvavita per ricevere meno email

Qui di seguito trovi esposti dei preziosi suggerimenti che fanno per te, Sono concetti rivoluzionari? No. Sono validi e importanti suggerimenti da ricordare? Pensiamo di sì, e se al termine della lettura la penserai così anche tu, scrivici una email per raccontarcelo. Ovviamente no, è uno scherzo, il nostro obiettivo e far circolare meno email! Ma puoi lasciarci comunque il tuo commento al post!

1. Manda meno email

Questa è la cosa più importante e ovvia! Se vuoi ricevere meno email, manda meno email. Semplice, non è solo questione di karma, ma anche di buonsenso. Una email è molto spesso un’implicita richiesta di feedback, sollecita un’altra persona a interagire e quindi a continuare il flusso di email e di conversazione. Prima di mandare un’email chiediti: è davvero necessario che la mandi?

Altro consiglio di sopravvivenza importante per ricevere meno email: invece di mandare email per ogni singola domanda o richiesta, valuta la possibilità di mandarne una che le contenga tutte. Il ricevente ti sarà grato perché la sua attenzione si dovrà focalizzare in un punto solo.

2. Cancellati da mailing list che non leggi

Le mille newsletter di prodotti, servizi, promozioni, occasioni impedibili che ci tempestano ogni giorno sono fonte di stress, tolgono attenzione e un sacco di energia preziosa che potresti dedicare a ciò che ha davvero valore per te. Cancellati dalle mailing list superflue e guadagnerai tempo e risorse preziose ogni giorno, evitando inutili distrazioni. Se necessario, puoi cancellarti anche da quella di Accademia della Felicità. Capiremo, non ti preoccupare!

3. Non rispondere subito alle email, non a tutte, almeno

Molte email “urgenti” si risolvono da sole. Ecco un esempio per spiegarti cosa intendiamo: circa una volta o due al giorno, riceviamo email frenetiche e super urgenti di gente molto educata che chiede cose del tipo “Aiuto! Ho comprato alcuni dei vostri corsi ma penso di aver fatto il download nel modo sbagliato e non li trovo più, insomma ho fatto qualcosa che non va e li ho persi, per favore me li rimandereste?”

Il 90% delle volte, se aspettiamo un’ora o due senza fare nulla, la richiesta decade da sola e la stessa persona arriva a scrivere una seconda email dicendo “Cancellate pure la email precedente, ho trovato tutto, colpa mia! Non preoccupatevi!”. Problema risolto. Come se non fosse mai esistito, così come le due email che intanto ci sono arrivate per niente.

4. Create confini e sentieri che non conducano alla vostra casella di posta

Se hai un blog, sei un imprenditore o un libero professionista, sicuramente hai sul tuo sito un modulo di contatto. Ma non tutti i moduli di contatto sono uguali. Potresti pensare di creare dei modi (come dei link a delle risorse) per dirigere le persone in varie pagine del tuo sito a seconda delle loro possibili esigenze, incoraggiarle a navigare nel sito per trovare da soli le risposte prima di contattarti.

Non tutti seguiranno questi suggerimenti ma alcuni lo faranno. E, a loro, devi essere profondamente grato, perché ti risparmieranno tanti minuti e ore di attenzione persa.

5. Usa la sintesi e un linguaggio diretto

Scrivi email brevi non più lunghe di 3 frasi (non si riesce sempre, ma l’intenzione è comunque quella di essere il più breve possibile).
Quando sei breve nello scrivere le altre persone tenderanno ad imitare il tuo stile comunicativo. Questo ti aiuta a rispondere alle email in maniera più efficiente e pulire il proprio inbox sarà più rapido ed indolore.

6. Rispondi con affermazioni e non porre domande aperte

Se concludi una mail con la domanda “A che ora fissiamo l’appuntamento?” o “quale prezzo ritieni sia più adatto?” o ancora “Come pensi dovremmo procedere?” genererai sicuramente molte, lunghissime email che richiederanno ulteriore attenzione e impegno da parte tua.

Al posto di concludere con una domanda aperta, prova a chiudere la tua email con una affermazione. Ad esempio “Ci vediamo alle 11.00” oppure “il prezzo è 550€” oppure “per decidere come proseguire ci sentiamo lunedì alle 10.00. Ti chiamo io”. Le persone ti saranno grate per la precisione e tu non sarai sommerso da altre email.

7. Comportati come vorresti che gli altri si comportassero

Questo vale un po’ per tutto e quindi anche per le email. Se tu sei abituato a mandare mail a colleghi e amici per chiedere pareri o supporto per cose che potresti con un po’ di pazienza trovare o risolvere da solo, allora è molto probabile che gli altri facciano lo stesso con te. Se scrivi lunghe email con dettagli alle volte eccessivi o aggiungendo divagazioni sicuramente otterrai delle email di risposta molto simili a quelle che tu hai scritto. Tramite le tue email, puoi insegnare alle persone come relazionarsi con te e come trattarti (incluso come mandarti le email).

Devi essere un insegnante chiaro, coerente e costante. Il tuo inbox e il tuo cervello ti ringrazieranno!

 

Se vuoi capire come ricevere meno email, avere meno distrazioni, fissare e far rispettare i tuoi paletti per raggiungere i tuoi obiettivi, puoi trovare molti esercizi utili nel nostro libro per come sviluppare l’efficacia personale.