Donne e carriera: imparare il linguaggio aziendale

Giovedì è la fatidica data della riunione sulla strategia di marketing.

Hai studiato il mercato potenziale, analizzato l’offerta e il posizionamento dei concorrenti così come le minacce di ingresso di altri player (sei preparata!). Tu:

• hai un paio di idee che vuoi condividere con il capo e i colleghi per sentire che ne pensano (sbagliato)
• hai un paio di buone idee su come far incrementare le vendite del prossimo trimestre del 20% (giusto)

Oppure:

Giovedì è la fatidica data della riunione sulla ridefinizione delle procedure degli acquisti.
Hai studiato il diagramma dei processi di apertura vendor, richiesta e creazione dell’ordine, hai analizzato le approvazioni necessarie così come i flussi documentali (sei preparata!). Tu:

• hai un paio di idee che potrebbero aiutare a semplificare il processo (sbagliato)
• hai un paio di buone idee su come semplificare il processo saltando due loop inutili e facendo risparmiare due giorni lavorativi (giusto)

Chiunque tu sia, qualunque cosa tu faccia (marketing, acquisti, contabilità, commerciale, finanza e controllo, customer service) stiamo parlando di te.
Sei capace, sei una grande lavoratrice e ti piace il tuo lavoro. In una parola, sei brava.
Poi però quando arriva il momento di “venderti” diventi improvvisamente debole, poco assertiva, mostri insicurezza.

E la sera di quel fatidico giovedì ti chiedi perché quando eri ancora ai preamboli ti hanno tagliato il tempo della presentazione a soli cinque minuti, e hai dovuto correre saltando anche delle slide perché il capo continuava a guardare l’orologio e alla fine sei stata congedata con un distratto “Grazie, vedo che hai svolto un gran lavoro”.

La comunicazione efficace

Già: perché?
La comunicazione efficace è uno degli aspetti più importanti in azienda e anche uno degli scogli più difficili per la maggior parte delle donne.
E dire che siamo così brave a raccontare la trama di un film alle amiche, o una ricetta passo passo, o la nostra ultima disavventura quando abbiamo bucato una gomma sulla Statale.
Perché per noi comunicare significa suscitare emozioni, cercare ascolto e empatia e, da ultimo, costruire relazioni.
Però al lavoro tutto questo non funziona. Le regole al lavoro le hanno costruite gli uomini. E quindi anche le regole della comunicazione: non si comunica per creare empatia ma per aiutare l’azienda a prendere le decisioni giuste.

Ma non disperare: questo modo di comunicare si può imparare, come una lingua straniera.

Da dove cominciare?

Quindi ecco qui tre regole chiave.

1. Enuncia la tua teoria senza digressioni, senza lunghi preamboli per inquadrare il contesto, usando preferibilmente il modo verbale indicativo e aggiungendo dati quantitativi a supporto.
   Gli uomini processano le informazioni in modo sequenziale; noi invece abbiamo una visione più globale. Quindi mentre noi catturiamo tante sfaccettature simultaneamente, loro in genere apprezzano l’analiticità e capiscono meglio le concatenazioni causali: if – then – else, come nei linguaggi di programmazione.
2. Vai dritta al sodo. Anzi meglio se parti dalle conclusioni, come gli abstract delle pubblicazioni scientifiche (anche se questa regola vale principalmente per le comunicazioni scritte, è buona norma seguirla anche nelle comunicazioni verbali).
   I manager (uomini e donne) hanno una cronica mancanza di tempo a disposizione e, di conseguenza, hanno “slot” di attenzione limitati. Per fare un semplice esempio, io stessa nell’ultimo mese ho ricevuto 1800 mail a cui dovevo dare risposta o fare follow-up. Non potendo gestire una tale mole di mail esaustivamente, occorre sviluppare una capacità di lettura veloce e quindi è fondamentale trovare subito le informazioni significative.
3. Usa il registro linguistico degli adulti. Non significa che devi cominciare a dire le parolacce, ma semplicemente che devi liberarti della ragazzina che è in te. Le frasi interrogative (anche pleonastiche), il parlare velocemente, chiedere il permesso o scusarti in anticipo, così come dare troppe giustificazioni, sono tutte formule bandite perché sono interpretate come messaggi di insicurezza. La ragazzina insicura non è credibile.