Vuoi aumentare la produttività? Non lavorare di più, lavora meglio

Hai sempre un milione di cose da fare, tanto che ti fermi in ufficio oltre l’orario di lavoro. Questo ti causa stress, malumore e toglie tempo alla tua vita sociale e affettiva. E se non fosse un problema di tempo ma di organizzazione? A volte per essere più produttivi al lavoro non c’è bisogno di lavorare un numero maggiore di ore ma di lavorare in modo “smart”. Voglio darti qualche suggerimento per ottenere il meglio dalla tua giornata lavorativa, così da aumentare la produttività e migliorare la tua performance.

 Fai to-do list giornaliere realistiche

Anche se l’era del multitasking è ormai tramontata, ci ostiniamo a compilare to-do list irrealizzabili, con 10 o addirittura 15 voci. Il tempo che abbiamo a disposizione in una giornata per fare tutto è limitato, eppure continuiamo a comportarci come se avessimo il potere di dilatarlo. Una to-do list realistica contiene al massimo 5 voci. Di queste, 2 sono task impegnativi e le altre 3 sono task più leggeri. Meglio ancora se una delle 3 attività leggere è un’attività che fai per il tuo piacere o benessere (sì, hai capito bene). Compilare le to-do list in questo modo ti costringe a riconsiderare le priorità. Tra tutte le cose che dovresti (o vorresti) fare in una giornata, quali sono le più importanti in assoluto? Se poi ti avanza tempo, puoi rivedere le altre cose da fare e stabilire una nuova scala di priorità.

Tieni a portata di mano anche una to-don’t list

Le to-do list sono importanti non solo per organizzare il lavoro ma anche per misurare i progressi della giornata. Molte persone si sovraccaricano di lavoro perché non sanno dire di no o perché non riescono a stabilire i task davvero importanti. Una to-don’t list serve non tanto a identificare i task da non fare, quanto a ricordarti quali sono le abitudini che ti portano via tempo, ti distraggono, ti mettono ansia. Per esempio, la tua to-don’t list potrebbe contenere voci come “smettila di controllare l’email ogni cinque minuti” oppure “non scrollare Facebook mentre lavori”. Mettici dentro tutto ciò che non richiede la tua attenzione costante e tutto quello che disturba la tua concentrazione.

Impara a gestire meglio il tempo

Le to-do e to-don’t list possono essere un buon punto di partenza per organizzare meglio il tuo tempo ed evitare distrazioni. Tuttavia, molti lavori richiedono che ci si occupi di più attività contemporaneamente e, in questi casi, il tempo sembra non bastare mai. Prova a lavorare in batching, cioè raggruppando attività simili tutte insieme, in modo da mantenere sempre alto e costante il focus. Può esserti utile monitorarti attraverso delle app che tengono traccia del tempo che impieghi a completare un task. In questo modo avrai un’idea del tempo effettivo che impieghi a completare un lavoro e saprai, di conseguenza, come organizzare e combinare i task nella tua to-do list.

Stabilisci delle deadline per i tuoi task

Conosci la legge di Parkinson? Postula che il lavoro tenderà a prendersi tutto il tempo che hai a disposizione. Ossia, più tempo hai per finire un lavoro, più ne sprechi senza accorgertene. Non ci credi? Prova con un esperimento empirico: fai un lavoro dandoti una scadenza larga e poi fai un lavoro simile dandoti un margine di tempo molto più stretto. In entrambi i casi finirai il lavoro prendendoti tutto il tempo stabilito. Nel primo caso non avrai mai la percezione di perdere tempo. In realtà, però, sprecherai un sacco di tempo che avresti potuto impiegare in modo diverso. Questo vuol dire che devi imparare a darti un tempo ragionevole per completare i tuoi task. Le scadenze servono anche a dare quella pressione necessaria che ci spinge a lavorare più focalizzati e senza perdere tempo in questioni secondarie.

Limita le distrazioni

Le distrazioni sono la principale causa di perdita di tempo perché ti fanno perdere la concentrazione e, quando stai lavorando a pieno ritmo, per ritrovarla puoi impiegare fino a quindici minuti. Spesso sono subdole, perché sembrano innocue e quindi non ti accorgi di non riuscire a concludere un lavoro fino a quando non ti rendi conto di doverlo rimandare al giorno dopo. In tempi moderni le principali fonti di distrazione sono lo smartphone e internet. Le notifiche continue hanno abbassato la soglia della nostra attenzione. Se riesci, quando lavori tieni il telefono in modalità aereo oppure disattiva tutte le notifiche delle app. Se non devi fare delle ricerche e se non è necessario al lavoro che stai svolgendo, chiudi il browser oppure installa un plugin che blocchi l’accesso a determinati siti. So che stai storcendo il naso ma queste piccole attenzioni possono restituirti ore del tuo tempo.

Parla con le persone tutte le volte che puoi

Comunicare per email è molto comodo ma ci sono delle volte in cui alcune richieste sono poco chiare e si rischia di fare un lavoro incompleto a causa di un’incomprensione. Allo stesso modo, può richiedere molto tempo scrivere esattamente ciò di cui hai bisogno in un’email. A volte è molto più veloce e risolutiva una telefonata per chiarire i dubbi e comunicare ciò di cui avresti bisogno. Abbiamo perso l’abitudine ad alzare il telefono, a comunicare in modo diretto con le persone. Invece, per aumentare la produttività sul lavoro, può essere molto utile recuperare il rapporto uno a uno, che non solo è più chiaro e immediato ma contiene quella componente di umanità di cui a volte abbiamo bisogno per dare colore (e calore) alla nostra giornata. È chiaro, però, che affinché questa pratica funzioni, c’è bisogno di andare dritti al punto, senza perdersi in inutili preamboli. Imparare la sintesi è fondamentale per evitare di perdere tempo noi e di farne perdere al nostro interlocutore.

Fai delle pause

Il cervello non è fatto per restare focalizzato a lungo su un’unica attività. Ha bisogno di spaziare, di fare pause per ricaricarsi e funzionare di nuovo al meglio. Se vuoi aumentare la tua produttività devi prenderti delle pause di tanto in tanto. Magari per te può funzionare la tecnica del pomodoro, che prevede sessioni di lavoro di 25 minuti, intervallate da pause di 5 minuti e, ogni quattro pause, una pausa più lunga. Dipende molto dalla tua capacità di concentrazione, che varia da persona a persona. L’ideale sarebbe imparare a conoscerti anche da questo punto di vista, capire dopo quanti minuti hai un calo fisiologico dell’attenzione e fare una pausa anche brevissima per bere un caffè o sgranchirti le gambe.

Una raccomandazione: se cerchi di aumentare la produttività al lavoro non aspettarti risultati immediati. Mettere in pratica anche solo alcuni di questi suggerimenti richiede un tempo per abituarsi e un tempo per rodarsi. Mantieni alta la tua motivazione e imparerai di certo a lavorare meglio, anziché lavorare di più.

Francesca Zampone

Autore: Francesca Zampone

Nel 2011 sono stata chiamata da Marco Bonora per contribuire alla fondazione di Accademia della Felicità. Sono Coach dal 2005 e mi occupo di Career Coaching e Talent Management dallo stesso anno. Mi sono occupata a lungo di Diversity e Change Management in ambito risorse umane fino a diventare la responsabile risorse umane della mia casa discografica del cuore. Negli ultimi anni mi sono specializzata in Coaching delle relazioni e ho sviluppato un sito dedicato alle mie attività personali: www.francescazampone.com. Vivo e lavoro a Milano, ma Londra è la mia città del cuore. Sono appassionata di comportamento umano, musica, letteratura, cinema.

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