Non è mai semplice dare un feedback, soprattutto quando si tratta di un feedback negativo. Il feedback è percepito come un giudizio e ci mette nella posizione di giudici, per quanto esso non sia una critica ma l’occasione per avere un riscontro esterno il più possibile obiettivo. Questo è vero in termini generali e, ancor di più, se parliamo di feedback in ambito professionale.
Perché bisogna vincere la resistenza a dare un feedback
Facendo coaching in azienda mi è capitato varie volte di incontrare manager e dirigenti che evitavano l’argomento, considerandolo una discussione scomoda, che avrebbe portato inutili malumori. Il momento del feedback, invece, è prezioso sia per chi lo riceve che per chi lo dà.
- Per chi si trova in una posizione manageriale è un modo per comunicare ai membri del team che il loro lavoro non passa inosservato.
- Per l’impiegato è un gesto di considerazione, utile a fargli comprendere che il suo ruolo ha valore all’interno della struttura aziendale.
Tutti i feedback sono importanti.
- Il feedback negativo dà al dipendente la possibilità di migliorare la propria performance, agendo tempestivamente sulle proprie carenze.
- Il feedback positivo è un riscontro che non dovrebbe mai essere dato per scontato perché il lavoro svolto in modo eccellente dovrebbe essere sempre premiato, altrimenti il dipendente perderà slancio e motivazione e anche il suo rendimento peggiorerà.
Due modalità di feedback in azienda
Il feedback aumenta la consapevolezza dei dipendenti e incoraggia cambiamenti positivi. Ci sono due modalità di elargire feedback: su base continua e in modo ufficiale.
- I feedback su base continua sono feedback che vengono dati regolarmente, con una certa frequenza e possono essere comunicati e discussi con il proprio diretto superiore, con i membri del team o con i colleghi di pari livello.
- I feedback ufficiali sono quelli che vengono stabiliti dal regolamento interno aziendale. Di solito si danno in periodi precisi — sono annuali o semestrali — e il loro contenuto resta tra colui che riceve il feedback e il proprio referente.
Entrambi i feedback — quelli su base continua e quelli ufficiali — sono fondamentali per fare in modo che si crei una partnership tra il manager e i membri del suo team, perché favoriscono la fiducia e il dialogo aperto. I feedback sono ancora più efficaci quando il dirigente riesce a solidificare il rapporto con i propri dipendenti anche attraverso attività extralavorative, come pranzi o uscite di gruppo dopo l’orario di lavoro, sul modello britannico. Questo tipo di interazioni genera, infatti, un clima più informale e rilassato, molto diverso dal tono freddo delle email, e consente ai capi di avere notizie di prima mano su come procedono i progetti del suo team.
Il feedback su base continua
Sulla traccia degli obiettivi che tu e il tuo team di lavoro avete stabilito a inizio anno, i feedback regolari consentono di intervenire qualora ci fossero dei problemi o le cose non stessero procedendo secondo le previsioni. Sono anche un buon modo per incoraggiare il team ed elogiarlo per il lavoro svolto. I feedback su base continua possono prevedere:
- Commenti estemporanei e costruttivi, magari sulla performance di un dipendente che si è appena distinto per una relazione, una presentazione o un successo.
- Meeting settimanali, in cui fare un check della situazione e vedere con ciascun dipendente come stanno procedendo i vari progetti.
- Sessioni di career coaching, magari affidando questa parte a un consulente esterno.
Queste interazioni così frequenti hanno il vantaggio di essere utili ai membri del team durante il percorso e di preparare il terreno per il feedback ufficiale annuale. Saranno immediatamente chiari, sia al dirigente che al dipendente, punti di forza e di debolezza, in modo tale che, nel caso di una criticità, il dipendente possa lavorarci e il dirigente possa appurarne i miglioramenti.
Il feedback ufficiale
I feedback ufficiali hanno il compito di fare una sintesi dei feedback dati durante l’anno e di consegnare ai dipendenti un resoconto finale, con le eventuali aree da migliorare. Per questo motivo, i feedback di fine anno non dovrebbero rivelare sorprese. Riguardano argomenti che sono già stati affrontati durante il corso dei mesi, come aspettative, performance, prospettive di carriera e di crescita economica. Tuttavia, l’aspetto formale di questi tipi di feedback fa sì che chi li dà e chi li riceve possa mettere nero su bianco la possibilità di collaborare a nuovi progetti e di darsi nuovi obiettivi per l’anno a venire.
L’importanza del feedback negativo
Dire a qualcuno che la sua performance lavorativa non va bene è spiacevole e imbarazzante. Tuttavia, nascondersi dietro parole vaghe o evitare l’argomento è deleterio per tutti:
- per l’impiegato, che non si rende conto, almeno non del tutto, che sta lavorando male;
- per il manager, che si ritroverà a non raggiungere gli obiettivi di squadra.
In una prospettiva più ampia, un feedback non è mai davvero negativo, quando serve a portare la performance di chi lo riceve a un livello successivo. È importante trattare i propri dipendenti con schiettezza e dare loro la possibilità di aggiustare il tiro e fare un’esperienza di crescita professionale. I feedback negativi possono essere scoraggianti per chi li riceve, questo è indubbio, e quindi bisogna saperli dare con cognizione. Il modo più semplice per dare un feedback negativo è partire da ciò che il dipendente sta facendo bene: questo premierà il suo impegno nell’azienda e sarà un riconoscimento. In secondo luogo, bisogna informare il dipendente di quello che, invece, non sta andando bene. Senza andare sul personale, bisogna indicare quali sono le aree che necessitano di miglioramento. Per fare in modo che sia davvero costruttivo, sarebbe utile accompagnare il feedback con dei consigli mirati.
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