Alcuni Studi dicono che un professionista “medio” riceve circa 100 email al giorno e i più esperti sostengono che in un giorno si riescono a gestire non più di 50 email in maniera efficace e produttiva.
Tralasciando però teorie e numeri possiamo sicuramente essere d’accordo sul fatto che siamo sommersi dalle email più che mai. Potremmo parlare di “Febbre delle email” ma non si tratta di una febbre come quella del sabato sera, si tratta bensì di una febbre più subdola come… l’influenza.
Alcuni giorni l’email è un’amica – uno strumento bellissimo per accelerare ed espandere il lavoro – altre volte l’email è più come un problema da risolvere, una montagna da scalare. La lista degli inbox aumenta sempre e ci sentiamo sopraffatti dal lavoro da svolgere. Altri giorni ancora vorremmo buttare il pc dalla finestra e andare a vivere in un posto isolato dal mondo.
Ho dedicato molto tempo a pensare come organizzare, priorizzare e rispondere più velocemente alle email. Ma la domanda a cui vale la pena rispondere è questa: “come posso ricevere meno email?”
Qui sotto trovi esposte le mie ultime idee. Sono concetti rivoluzionari? No. Sono validi e importanti suggerimenti da ricordare? Penso di sì.
1. Manda meno email.
Questa è la cosa più importante e… ovvia! Se vuoi ricevere meno email manda meno email. Semplice.
2. Cancellati da mailing list che non leggi.
Anche dalla mia se necessario. Capirò.
3. Non rispondere subito alle email, non a tutte, almeno
Molte email “urgenti” si risolvono da sole. Ecco un esempio per spiegarti cosa intendo.
Circa una volta o due al giorno, ricevo email frenetiche e super urgenti di gente carinissima che mi chiede cose del tipo “Aiuto!!!! ho comprato alcuni dei tuoi corsi ma penso di aver fatto il download nel modo sbagliato e non li trovo più, insomma ho fatto qualcosa che non va e li ho persi, per favore me li rimanderesti?”
Il 90% delle volte, se aspetto un’ora o due senza fare NULLA, la stessa persona mi scrive una seconda email dicendo “Cancella pure la email precedente, ho trovato tutto, colpa mia! Non ti preoccupare!”.
Problema risolto. Come se non fosse mai esistito.
4. Create confini e sentieri che non conducano alla vostra casella di posta
Se hai un blog, se sei un imprenditore o un libero professionista, sicuramente hai sul tuo sito un modulo di contatto. Ma non tutti i moduli di contatto sono uguali.
Potresti pensare di creare un modulo di contatto che diriga le persone in varie pagine del tuo sito a seconda delle loro possibili esigenze incoraggiandoli così a navigare nel sito per trovare da soli le risposte prima di contattarti.
Non tutti seguiranno questi suggerimenti ma alcuni lo faranno. E, a loro, devi essere profondamente grato.
5. Sii stringato
Scrivi email brevi non più lunghe di 3 frasi (non si riesce sempre, ma l’intenzione è comunque quella di essere il più breve possibile).
Quando sei breve nello scrivere, le altre persone tenderanno ad imitare il tuo stile. Questo ti aiuta a rispondere alle email in maniera più efficiente e pulire il tuo inbox sarà più rapido ed indolore.
6. Rispondi con affermazioni e non porre domande aperte
Se concludi una mail con la domanda “A che ora fissiamo l’appuntamento”? o “Quale prezzo ritieni sia più adatto?” o ancora “Come pensi dovremmo procedere?” genererai sicuramente molte lunghissime email che richiederanno ulteriore attenzione e impegno da parte tua.
Al posto di concludere con una domanda aperta prova a chiudere la tua email con una affermazione. Es. “Ci vediamo alle 11.00” oppure “il prezzo è 550€” oppure “per decidere come proseguire ci sentiamo lunedì alle 10.00. Ti chiamo io”.
Le persone ti saranno grate per la precisione e tu non sarai sommerso da altre email.
7. Comportati come vorresti che gli altri si comportassero.
Questo vale un po’ per tutto e quindi anche per le email. Se tu sei abituato a mandare mail a colleghi e amici per chiedere pareri o supporto per cose che potresti con un po’ di pazienza trovare o risolvere da solo allora è molto probabile che gli altri facciano lo stesso con te. Se scrivi lunghe email con dettagli alle volte eccessivi o aggiungendo divagazioni, sicuramente otterrai delle email di risposta molto simili a quelle che tu hai scritto.
Se invece sei preciso e breve…
Insegna alle persone come relazionarsi con te e come trattarti.
Devi essere un insegnante chiaro, coerente e costante. Il tuo inbox e il tuo cervello ti ringrazieranno!
L’originale di questo post lo trovate qui www.alexandrafranzen.com
