Piccola guida per sopravvivere ai periodi di super-lavoro

Ognuno di noi vive periodicamente momenti di super-lavoro, mesi in cui tutto sembra urgente e improrogabile. A volte dipende dalla nostra capacità di gestire il tempo o di pianificare le attività, a volte è legato allo stile di lavoro dei professionisti con cui siamo chiamati a collaborare su un progetto. Lo scorso mese ho portato avanti un progetto con un “professionista-persecutore”, uno di quelli che chiama ogni volta che elabora un nuovo pensiero; circa la metà delle chiamate conteneva riflessioni che mettevano in dubbio il piano di azione approvato inizialmente, nuove idee, cambi di rotta.

I professionisti persecutori (d’ora in poi P.P.) sono impermeabili ai no, sono quelli che pensano che tormentandoti di telefonate ed e-mail, otterranno ciò che vogliono, prendendoti per sfinimento. I P.P. sono i collaboratori che mi causano le peggiori condizioni di affaticamento. Percepire di voler essere manipolata, attraverso una comunicazione martellante e petulante, mi porta immancabilmente a non mollare mai, su nulla.

Purtroppo, però resistere mi distrugge: consumo una quantità tale di energia da giungere, nel giro di poche settimane, a una condizione di grande affaticamento. Quando sono affaticata la qualità dei mei processi mentali peggiora e passo dal pensiero rapido (veloce, preciso e cauto) a quello frettoloso (volubile, confuso e non meditato) e la prima vittima di questo passaggio è la chiarezza del mio linguaggio. Quando sono stanca e stressata, percepisco ogni intervento esterno come un’ulteriore perdita di tempo, anche le offerte di aiuto da parte dei colleghi.

Per sopravvivere ai periodi di super-lavoro, ho messo a punto negli anni una strategia che mi aiuta a rimanere concentrata, fino al momento in cui potrò rallentare.

Ecco il mio kit di sopravvivenza:

Scrivo il progetto

Una buona pianificazione delle attività prevede che ogni aspetto del progetto sia messo nero su bianco; la stesura del progetto è spesso sottovalutata e con troppa frequenza gli obiettivi e il piano d’azione sono solo abbozzati o descritti sommariamente. Spesso tendiamo a scrivere un breve riassunto, magari da sottoporre al nostro superiore o ai professionisti con cui collaboriamo, senza prenderci il giusto tempo per progettare ogni particolare. L’azione di scrivere il progetto ci aiuta a fissare su carta concetti e azioni da intraprendere, rafforzandoli.

Solo un piano d’azione preciso, con priorità chiare e definite da condividere con i nostri partner di lavoro, può aiutarci a tenere ben saldo il timone del progetto!

Trasformo il piano d’azione in una to do list

Quando il progetto è ben scritto è più semplice trasformare il piano d’azione in una to do list completa ed efficace. È importante inserire le tempistiche da seguire, per portare a termine ogni azione nei tempi previsti. Successivamente, condivido la to do list con le persone che sono coinvolte nel progetto; è importante che ognuno possa intervenire per apportare modifiche, correzioni, nuove idee prima dell’avvio della fase operativa.

Mi sforzo di delegare

Accanto alle azioni che posso affidare ad altri scrivo il nome del collaboratore che mi aiuterà. La delega deve essere chiara e comprensibile, affido l’incarico rispettando questa formula: “Mi aspetto questo risultato, entro questa data, ci aggiorneremo ogni due giorni a quest’ora…”;

Mi concentro sul linguaggio

Quando sono stanca, fatico a trovare i termini giusti e tendo a ridurre al massimo le parole, questo mi aiuta a risparmiare energie: nei periodi di super lavoro mi concentro nell’utilizzare un linguaggio semplice, conciso e descrittivo. In riunioni plenarie riduco al minimo i miei interventi, interrompo conversazioni che non sono in grado di sostenere – scusandomi e rimandando ad un altro momento – e cerco di ritagliarmi spazi personali nelle pause di lavoro. Mi attivo in modalità risparmio.

Mi sforzo di non entrare in modalità multitasking

Nei periodi di super lavoro applico la regola della prima ora, un’ottima abitudine in grado di cambiare il corso della giornata. È la prima ora del mio orario di lavoro, in cui metto in fila le azioni prioritarie; non fisso mai riunioni o appuntamenti, svolgo solo attività importanti ma non urgenti e strategiche per i progetti che seguo, verifico la to do list. Non controllo la posta e non leggo le e-mail, non svolgo azioni di routine, non rispondo a telefonate che non siano del mio direttore. La regola della prima ora mi aiuta a iniziare la giornata con meno ansia e affanno e a evitare di entrare in modalità multitasking. Il tempo di riavvio che impiego a concentrami nuovamente, dopo essermi lasciata distrarre da una mail appena arrivata, fa sì che i benefici del lavorare su più fronti contemporaneamente – in termini di tempo risparmiato – siano praticamente nulli. Tento di procedere un passo alla volta, affronto una sola questione con la massima concentrazione e, dopo circa trenta minuti, faccio una breve pausa. Alle 17.00 faccio un piccolo bilancio della giornata: se percepisco di essere in ritardo sulla tabella di marcia giornaliera, scelgo le attività che posso rimandare al giorno successivo, senza che questo crei intoppi al progetto. Mi pongo ogni giorno l’obiettivo di non rimanere in ufficio oltre il mio orario, perché desidero che la qualità del mio lavoro si fondi sulle mie idee e i risultati che produco, non sul tempo che passo dietro la mia scrivania.

Faccio delle mini-pause

Le mini-pause sono brevi rallentamenti che non gravano sul budget di tempo. Nelle mini-pause non mi fermo, ma rallento: distendo il collo, bevo lentamente, richiamo un collega che mi ha cercata con insistenza, faccio le scale respirando profondamente, principalmente osservo l’albero fuori dalla mia finestra. Evito di fare pause lunghe, oltre i tre – quattro minuti, in compagnia di altre persone; niente caffè alla macchinetta, niente visite negli uffici di altri colleghi.

Mi ricarico nel mio tempo libero

Mi alleno da anni a non rientrare direttamente a casa se la giornata è stata particolarmente stressante, così da evitare di sfogare sulla mia famiglia il nervosismo accumulato al lavoro. Con un po’ di allenamento si può imparare a staccare la spina abbastanza velocemente: facendo una brevissima passeggiata osservando il paesaggio, ascoltando qualche brano musicale fermi in parcheggio, allungando il tragitto e guidando lentamente per strade alternative. Quando inizia un periodo di super lavoro lo comunico chiaramente alle persone che mi stanno vicino: “Questo mese lavorerò molto e sarò concentrata sui risultati che voglio ottenere, forse sarò più distratta e tesa, vi chiedo di essere pazienti”. Non organizzo week end fitti di impegni o appuntamenti, ma passo i giorni liberi passeggiando, cucinando, leggendo libri di narrativa. Guardo molti film con la mia famiglia, silenzio il telefono e resisto alla tentazione di aprire la posta del lavoro.

Se alla fine siete sopravvissuti al vostro periodo di super-lavoro, non vi resta che una cosa da fare: premiarvi!

Barbara Mantovi

Autore: Barbara Mantovi

Sono nata e cresciuta a Reggio Emilia dove ho vissuto una selvaggia infanzia campagnola. Ho da sempre fame di storie e la mia carriera di bibliotecaria e operatrice culturale mi permette di incontrare ogni giorno persone, libri e nuovi progetti creativi. Perseguo l’obiettivo di attraversare la vita con leggerezza, perché la leggerezza è un’attitudine che mi è congeniale e che trovo liberatoria; mi permette di vedere dove voglio andare, anche nella nebbia della mia Emilia. Ho frequentato il Master in Coaching di Accademia della Felicità nel 2017/2018 e ora sono felicemente in tirocinio.

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